Como organizar un archivo

Como organizar un archivo

Mejores prácticas de estructura de carpetas

El primer paso para mí de reunir todos los papeles que necesitaba archivar fue realmente súper fácil. A principios del año pasado, sabía que mi sistema de archivos necesitaba una revisión importante. Habíamos tenido muchos cambios en la vida y ya no me servía. Por lo tanto, en lugar de archivar cualquier cosa, la tiré a una papelera hasta que me puse a revisar mis archivos. Ahora, más de un AÑO después, ¡por fin estoy abordando el proyecto! Por lo tanto, tenía una enorme y aterradora pila de papeles que necesitaban ser archivados (o purgados), pero al menos estaban todos contenidos en una papelera. ¿No es esta imagen simplemente aterradora?

Esta fue, con mucho, la parte más difícil y dolorosa del proceso para mí. Sabía que lo que tenía realmente no funcionaba, pero me sentía atascada sobre cómo proceder. ¿Qué categorías de archivos necesito? ¿Cómo debo organizarlos (todos en orden alfabético o por algún tipo de secciones)? ¿Qué tan específico o general debo ser? ¿Debería archivar mi archivo de información del coche en “coche” o “vehículo” o “automóvil” o qué? Es importante darse cuenta de que no hay respuestas correctas o incorrectas a esto. No hay una forma perfecta de nombrar tus archivos, así que te aconsejo que no te obsesiones con intentar hacerlo perfecto.

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Cómo organizar el escritorio

Para complicar aún más la cuestión del almacenamiento, muchas empresas necesitan compartir documentos entre sus empleados.  Dentro de una oficina, esto se suele conseguir utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).

Independientemente de dónde se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que se pueda encontrar lo que se busca, aunque sea años después de su creación.

La mayoría de los empresarios se han visto alguna vez en la embarazosa situación de que les llame un cliente y no puedan localizar rápidamente la factura correspondiente u otros documentos importantes del cliente. También es molesto tener que buscar a final de año los documentos relativos a la contabilidad de la empresa para el contable o, peor aún, para el fisco.

La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente importante en un entorno compartido: si uno de tus empleados se ausenta (temporal o permanentemente) deberías poder localizar fácilmente cualquier documento creado o gestionado por esa persona.

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Lo más probable es que tenga muchos datos en su ordenador que no necesita. Tu primer paso debería ser encontrarlos y eliminarlos, ya que no tiene sentido organizar archivos no deseados. También es bueno limpiar el disco para dar paso a nuevos datos.

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Puede ser útil planificar la estructura de carpetas antes de ponerse a trabajar. Por ejemplo, ¿quieres dividir tu carpeta de Fotos por eventos, personas, lugares o cualquier otra cosa? ¿Quieres separar tus Documentos por vida y trabajo?

No olvides que el Explorador de archivos puede mostrarte un montón de metadatos. En la cinta de opciones, ve a Ver > Añadir columnas. Aquí puedes añadir columnas como Fecha de modificación, Tipo y Autores. Esto significa que no necesariamente tienes que incluir esta información dentro de los nombres de los archivos.

Está muy bien organizar tus archivos en carpetas estructuradas, pero no necesitas navegar por esta estructura cada vez que quieras encontrar algo. Windows dispone de una potente herramienta de búsqueda. Basta con abrir el menú de Inicio, empezar a escribir, y explorará todo lo que hay en tu ordenador. Estos son algunos atajos de búsqueda de Windows 10 y consejos que debes conocer.

Cómo nombrar los archivos

Para complicar aún más la cuestión del almacenamiento, muchas empresas necesitan compartir documentos entre sus empleados.  Dentro de una oficina, esto se suele conseguir utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).

Independientemente de dónde se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que se pueda encontrar lo que se busca, aunque sea años después de su creación.

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La mayoría de los empresarios se han visto alguna vez en la embarazosa situación de que les llame un cliente y no puedan localizar rápidamente la factura correspondiente u otros documentos importantes del cliente. También es molesto tener que buscar a final de año los documentos relativos a la contabilidad de la empresa para el contable o, peor aún, para el fisco.

La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente importante en un entorno compartido: si uno de tus empleados se ausenta (temporal o permanentemente) deberías poder localizar fácilmente cualquier documento creado o gestionado por esa persona.

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